Dostopni dokumenti: majhna prilagoditev, velik učinek

Dostopni dokumenti omogočajo, da vsebino enakovredno uporabljajo tudi osebe z vidnimi, gibalnimi, kognitivnimi in drugimi oviranostmi, pa tudi starejši uporabniki ali tisti, ki dokumente berejo na različnih napravah. Hkrati dostopnost dokumentov ni koristna le za osebe z oviranostmi, temveč izboljšuje berljivost, preglednost in uporabnost dokumentov za vse.

Kako urediti dokument, da bo dostopnejši?

Pri dostopnosti dokumentov (PDF, Word, PowerPoint in podobno) je nekaj področij ključnih in jih obravnavajo tudi smernice WCAG.

1. Struktura dokumenta (naslovi in zaporedje)

Zakaj je pomembno?

Pravilna struktura omogoča uporabnikom bralnikov zaslona hitro orientacijo po dokumentu. Namesto linearnega branja lahko preskakujejo med naslovi, razdelki in poglavji. Brez strukture je dokument težko razumljiv in naporen za uporabo.

Ključna prilagoditev:

  • Uporaba slogov naslovov (Naslov 1, Naslov 2 …), ne zgolj večje ali krepke pisave.
  • Logično zaporedje vsebine.
Namig: V Wordu ali podobnih orodjih vedno uporabljaj vgrajene sloge naslovov in preveri strukturo naslovov v navigacijskem podoknu.

Primer navigacijskega podokna v Word datoteki:

Podokno za krmarjenje v Wordu prikazuje hierarhijo naslovov in omogoča hitro premikanje med posameznimi poglavji dokumenta.

Več o strukturirani vsebini – naslovi

2. Besedilna nadomestila za slike

Zakaj je pomembno?

Slike brez besedilnih opisov so za uporabnike bralnikov zaslona nevidne. Če slika nosi informacijo, ta informacija brez alt besedila izgine.

Ključna prilagoditev:

  • Informativne slike morajo imeti ustrezno besedilno nadomestilo.
  • Dekorativne slike morajo biti označene tako, da jih bralniki zaslona preskočijo.
Namig: Vprašaj se: Kaj bi uporabnik moral vedeti, če slike ne bi videl? In to zapiši v alt besedilo.
Ponovno odprtje tržnice je v sončnem vremenu privabilo množico obiskovalcev.
  • Neustrezno besedilno nadomestilo: »393n3992.jpg«
  • Neustrezno besedilno nadomestilo: »Naslov članka«
  • Ustrezno besedilno nadomestilo: »Ponovno odprtje tržnice je v sončnem vremenu privabilo množico obiskovalcev.«

Več o besedilnih nadomestilih

3. Berljivost besedila in kontrast

Zakaj je pomembno?

Slab kontrast, majhna ali težko berljiva pisava in zgoščeno besedilo otežujejo branje, zlasti slabovidnim uporabnikom, starejšim osebam in tistim z disleksijo.

Ključna prilagoditev:

  • Dovolj velik kontrast med besedilom in ozadjem.
  • Berljiva velikost in slog pisave.
  • Besedilo naj bo levo poravnano.
  • Ne uporabljaj barve kot edinega nosilca informacij.
Namig: Uporabljaj berljive pisave (Arial, Verdana, Tahoma, Calibri …), dovolj velik razmik med vrsticami in odstavki ter se izogibaj zgoščenemu besedilu. Kontrast preveri z orodji, kot je WebAIM Contrast Checker.

Primer prenizkega kontrasta besedila:

Temno rjavo besedilo na rjavem ozadju ima prenizek kontrast, zato je vsebina težje berljiva.

Več o ustreznih kontrastih

Več o berljivosti besedila

4. Tabele in seznami

Zakaj je pomembno?

Tabele brez pravilne semantične strukture so za bralnike zaslona težko razumljive ali celo zavajajoče, saj uporabnik ne dobi jasne informacije, kateri podatki sodijo skupaj. Podobno velja za sezname brez ustrezne oznake – bralnik jih ne prepozna kot sezname, zato uporabnik ne ve, kakšno vsebino lahko pričakuje in kako je organizirana.

Ključna prilagoditev:

  • Pravilno označene glave tabel.
  • Uporaba pravih seznamov (oštevilčen ali neoštevilčen seznam).
Namig: Pri tabelah vedno definiraj glave tabele in se izogibaj zapletenim združenim celicam. Sezname ustvarimo s funkcijo za seznam.

Primer funkcije seznam v Word datoteki:

Prikaz funkcij za ustvarjanje urejenega in neurejenega seznama v programu Microsoft Word.

Več o tabelah in seznamih

5. Obrazci in interaktivni dokumenti

Zakaj je pomembno?

Obrazci brez pravilno označenih polj so za uporabnike bralnikov zaslona skoraj neuporabni, saj ne vedo, kaj morajo vpisati.

Ključna prilagoditev:

  • Vsako polje mora imeti jasno oznako.
  • Logično zaporedje izpolnjevanja.
Namig: PDF-obrazci so lahko do določene mere dostopni, če so pravilno označeni, Wordovi obrazci pa so pogosto manj zanesljivi za podporne tehnologije. Kadar je mogoče, je za obrazce najboljša izbira spletna (HTML) oblika, saj omogoča najvišjo stopnjo dostopnosti, prilagodljivosti in enostavnejšo uporabo z bralniki zaslona in tipkovnico.

Primer obrazca v PDF dokumentu:

Prikaz obrazca z vnosnimi polji, označenimi z rdečimi obrobami.

Več o obrazcih

Word, PDF ali spletna stran?

Dokumenti v Wordu so praviloma lažje dostopni kot PDF-ji in zahtevajo manj tehničnega znanja za pravilno pripravo, saj že omogočajo uporabo slogov naslovov, strukture in besedilnih nadomestil. PDF-ji so lahko dostopni, vendar njihova priprava zahteva več znanja in dodatno preverjanje.

Kljub temu pa je najbolj dostopna oblika vsebine HTML na spletni strani, saj omogoča največ prilagoditev in najboljšo podporo podpornim tehnologijam. Zato vsebine, ki jih je mogoče objaviti neposredno na spletu, objavljajmo v HTML obliki, dokumente pa uporabljajmo le tam, kjer so res potrebni.

Zakaj so dostopni dokumenti pomembni za vse?

Dostopni dokumenti omogočajo samostojno in enakovredno uporabo tudi osebam z oviranostmi, hkrati pa so zaradi jasne strukture in berljivega oblikovanja bolj razumljivi za vse uporabnike. Takšni dokumenti se lažje berejo na mobilnih napravah, učinkoviteje uporabljajo v različnih okoljih ter so primernejši za dolgoročno arhiviranje, iskanje in ponovno uporabo, kar povečuje njihovo uporabno vrednost tudi v prihodnje.